Votre reporting est en retard!

Comme promis, inaugurons cette nouvelle série d'articles en nous penchant sur une question fondamentale : les limitations des outils de BI et de reporting traditionnels.

Qui n'a jamais présenté un rapport impeccable à sa direction, salué par tous, pour finalement se faire interpeller quelques semaines plus tard : « Pourquoi ce tableau de bord ne nous a-t-il pas alertés lorsque le problème est survenu ? »

La vérité est simple : nos rapports actuels sont des rétroviseurs. Ils offrent une vue parfaite du chemin parcouru, mais personne n'a jamais évité un obstacle en regardant uniquement en arrière. (je connais meme des pilotes qui arrivent à faire des accidents avec des voitures full options...)

C'est ici qu'intervient un concept clé : la data latency. Il s'agit du temps écoulé entre le moment où un incident se produit et celui où vos outils le signalent. Ce délai est un angle mort critique, durant lequel les opportunités s'envolent et les problèmes s'aggravent.

Prenons l'exemple d'une plateforme d'e-commerce. Un soir à 21h, votre produit phare tombe en rupture de stock. Vous ne vous en apercevez que le lendemain matin. Bilan : une nuit entière de ventes perdues et des clients frustrés qui n'ont pas pu se procurer l'article.

Prendre des décisions stratégiques avec des données vieilles de quelques heures, voire de quelques jours, revient à vouloir naviguer sur l'autoroute en temps réel avec une simple carte routière imprimée. Ce dont nous avons besoin, c'est d'un GPS.

Pour contourner ce problème, beaucoup d'entreprises désignent un "système d'alerte humain". Malheureusement, cette approche crée un redoutable goulot d'étranglement. Une seule personne est alors chargée de :

• Ouvrir les bons rapports et les rafraîchir ;

• Appliquer les filtres pertinents ;

• Remarquer si une anomalie apparaît ;

• Et surtout, interpréter si ce changement est réellement un problème.

C'est un non-sens : on demande à l'actif le plus précieux de l'entreprise – la matiere grise de ses employés – de s'épuiser sur des tâches de surveillance répétitives au lieu de se concentrer sur des tâches stratégiques. Les entreprises doivent cesser de s'appuyer sur des systèmes purement réactifs pour enfin adopter une approche proactive.

Si vous avez suivi, vous devriez brandir vos torches et vos fourches en hurlant:  Power BI autorise de créer des alertes sur des dashboards, ce qui permet d'être alerté lorsque quelque chose se passe mal 

Bon, d'accord, j'avoue. J'ai peut-être été un peu mauvaise langue. Les plus malins d'entre vous avaient raison : Power BI a bien une fonction d'alerte !

voici l'astuce. Sur votre rapport Power BI, approchez-vous d'une tuile, puis cliquez sur la petite cloche.

Un volet apparaît alors sur la droite. Là, c'est simple comme bonjour : vous pouvez lui dire ce que vous voulez surveiller. Par exemple, "alerte-moi si ce chiffre dépasse 100".

Dès que la condition est remplie, BAM ! Vous recevez une notification directement dans Teams ou un bon vieux mail (pour les puristes).

Donc voilà. J'avais tort. Fin de l'histoire, problème résolu. Il existe bien un moyen dans Power BI de mettre des alertes, et donc de disposer d'un systeme proactif. On peut tous rentrer à la maison...

J'ai toujours voulu placer cette image. Pour les non-initiés, elle vient du jeu vidéo Phoenix Wright: Ace Attorney, un petit bijou d'enquête., cessons de diverger)

Effectivement, on peut mettre une alerte du genre : « Si mes ventes passent sous les 500 €, préviens-moi ». C'est un bon début.

Le problème, c'est que ces alertes sont fixes. Elles n'ont aucune notion du contexte. Or, une entreprise et ses systèmes sont tout sauf fixes ! Un serveur qui monte à 80 % de charge pendant l'import de gros volumes de données ? C'est parfaitement normal. Par contre, ce même serveur à 80 % un dimanche à 3h du matin ? Là, ça sent le roussi.

Comme ces alarmes basiques manquent de contexte, elles ont une fâcheuse tendance à déclencher des tempêtes de notifications.

Prenons votre exemple : vous recevez un mail toutes les minutes pour vous informer que votre serveur atteint une charge élevée. Mais vous savez que vous êtes en train de charger des données. Quelle sera votre réaction au bout de dix minutes ? Probablement d'ignorer ces mails, voire de créer une règle pour les envoyer directement dans les spams afin d'arrêter le déluge.

Et voilà. Vous venez de mettre le doigt sur ce qu'on appelle la fatigue des alertes. À force de crier au loup pour rien, toutes ces notifications créent un bruit de fond incessant qui camoufle les alertes vraiment critiques. Le jour où un vrai problème survient, personne ne voit le signal passer... Et c'est là que la fête peut vraiment commencer.

Pour conclure : nous n'avons pas besoin de plus d'alertes. Nous avons besoin d'alertes plus intelligentes. Nous avons besoin d'un système qui comprend les états et les contextes, et qui nous notifie uniquement quand un changement réellement anormal a lieu.

Lors du prochain article, nous verrons ce que Fabric propose pour rendre nos sytemes plus proactifs, et surtout comment éviter tous ces problemes